Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych
zawarta w dniu pomiędzy:
Szkołą: , NIP , reprezentowaną przez — zwaną dalej Administratorem,
a Thomas Development Masters, twórcą aplikacji Animato, kontakt: dev.app.masters@gmail.com — zwanym dalej Przetwarzającym.
§ 1. Przedmiot i cel
1. Administrator powierza Przetwarzającemu przetwarzanie danych osobowych w zakresie i celu niezbędnym do korzystania przez szkołę, jej nauczycieli i uczniów z aplikacji Animato: prowadzenia zapisów uczniów u nauczycieli szkoły (nagłówek zapisu, terminy lekcji, zadania, tydzień ćwiczenia w zakresie udostępnienia, notatki „dla ucznia”, uwagi do nagrań wysłanych przez ucznia) oraz panelu szkoły.
2. Przetwarzający przetwarza dane wyłącznie na udokumentowane polecenie Administratora — niniejsza umowa i ustawienia szkoły w aplikacji stanowią takie polecenie (art. 28 ust. 3 lit. a RODO).
§ 2. Rodzaj danych i kategorie osób
1. Kategorie osób: uczniowie szkoły (w tym dzieci), ich opiekunowie prawni, nauczyciele i pracownicy szkoły.
2. Rodzaje danych: imię (i ewentualnie nazwisko) ucznia wpisane przez nauczyciela, stałe terminy lekcji, zadania i stan ich wykonania, w zakresie zgody ucznia albo opiekuna — czas i dni ćwiczenia oraz postępy w aplikacji, nagrania gry świadomie wysłane przez ucznia i uwagi do nich, notatki z lekcji, rozmowy w zapisie, zgoda rodzica zebrana przez szkołę (jak i kiedy); imię i adres e-mail konta Google pracowników szkoły; dane kontaktowe szkoły i jej inspektora ochrony danych.
3. Przetwarzający nie przetwarza danych szczególnych kategorii (art. 9 RODO) i nie wymaga ich podawania.
§ 3. Zasady widoczności danych w aplikacji
Kadra zarządzająca szkoły (właściciel, administratorzy) widzi wyłącznie nagłówki zapisów szkolnych (imię ucznia, nauczyciel, terminy, stan, potwierdzenie) oraz liczby zbiorcze. Zadania, tydzień ćwiczenia, notatki, nagrania i rozmowy widzą tylko nauczyciel prowadzący zapis i strona ucznia. Prywatne notatki nauczyciela nie przechodzą na kolejnego nauczyciela. Przeniesienie prywatnego zapisu do szkoły następuje wyłącznie po zgodzie ucznia albo jego opiekuna, wyrażonej w aplikacji.
§ 4. Obowiązki Przetwarzającego
1. Przetwarzający zapewnia, że osoby upoważnione do przetwarzania danych zobowiązały się do zachowania poufności.
2. Przetwarzający stosuje środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka (art. 32 RODO), w szczególności: szyfrowanie transmisji (TLS) i danych w spoczynku po stronie dostawcy chmury, reguły dostępu wymuszane po stronie serwera dla każdej roli, logowanie wyłącznie kontem Google z potwierdzonym adresem e-mail, zapis zdarzeń administracyjnych, testy reguł dostępu przed każdym wdrożeniem.
3. Przetwarzający pomaga Administratorowi w wywiązywaniu się z obowiązku odpowiadania na żądania osób, których dane dotyczą (dostęp, sprostowanie, usunięcie, ograniczenie, przeniesienie), w szczególności przez funkcje aplikacji (eksport, zakończenie zapisu, usunięcie konta).
4. Przetwarzający zgłasza Administratorowi naruszenie ochrony danych bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu 48 godzin od jego stwierdzenia, na adres e-mail sekretariatu podany w aplikacji, wraz z informacjami, o których mowa w art. 33 ust. 3 RODO, w zakresie, w jakim są dostępne.
5. Przetwarzający udostępnia Administratorowi informacje niezbędne do wykazania spełnienia obowiązków z art. 28 RODO i umożliwia audyt — w formie odpowiedzi na pytania na piśmie albo, po wcześniejszym uzgodnieniu terminu, w innej formie.
§ 5. Dalsze powierzenie (podprzetwarzający)
1. Administrator wyraża ogólną zgodę na korzystanie przez Przetwarzającego z następujących podprzetwarzających:
- Google Ireland Limited (Firebase: baza danych Firestore, uwierzytelnianie, funkcje w chmurze, hosting) — dane przechowywane w regionie Unii Europejskiej;
- Mailjet SAS (Francja) — wyłącznie wysyłka e-maili z zaproszeniami, gdy nauczyciel albo szkoła z niej skorzysta; adres odbiorcy jest usuwany zaraz po wysyłce.
2. O zamiarze dodania albo zmiany podprzetwarzającego Przetwarzający informuje Administratora co najmniej 30 dni wcześniej; Administrator może w tym czasie wnieść sprzeciw i wypowiedzieć umowę.
§ 6. Czas przechowywania i usunięcie danych
1. Dopóki zapis ucznia trwa, dane zapisu nie wygasają. Po zakończeniu zapisu jego historia jest usuwana po upływie 12 miesięcy (okres odnotowany w aplikacji); tygodnie ćwiczenia i dostęp nauczyciela do nagrań ucznia wygasają z chwilą zakończenia zapisu.
2. Po rozwiązaniu umowy albo wygaśnięciu licencji Przetwarzający, według wyboru Administratora, usuwa dane zapisów szkolnych albo umożliwia ich eksport, w terminie 30 dni. Dane, które należą do ucznia (jego nuty, nagrania i postępy na jego koncie albo urządzeniu), pozostają u ucznia.
§ 7. Postanowienia końcowe
1. Umowa zostaje zawarta na czas korzystania przez szkołę z aplikacji Animato.
2. W sprawach nieuregulowanych stosuje się przepisy RODO oraz prawa polskiego.
Karta dla inspektora ochrony danych (IOD)
- Administrator danych uczniów w zapisach szkolnych: szkoła; Animato przetwarza je w jej imieniu.
- Lokalizacja danych: Unia Europejska (Google Cloud / Firebase, region europejski).
- Podprzetwarzający: Google Ireland Limited; Mailjet SAS (tylko e-maile z zaproszeniami).
- Szkoła widzi nagłówki zapisów i liczby — nie zadania, czas ćwiczenia, notatki, nagrania ani rozmowy.
- Zgody: udostępnienie czasu ćwiczenia i postępów wybiera uczeń albo opiekun (bez zaznaczeń z góry, do cofnięcia); dla ucznia bez konta rodzica — zgodę zbiera szkoła albo nauczyciel, aplikacja zapisuje jak i kiedy.
- Przechowywanie: od zakończenia zapisu, domyślnie 12 miesięcy; usunięcie konta kasuje dane od razu.
- Kontakt z Animato: dev.app.masters@gmail.com. Polityka prywatności: playanimato.com/privacy.
Data processing agreement — summary
This page is a template data processing agreement (GDPR art. 28) between a school using Animato (the controller) and Thomas Development Masters, the developer of Animato (the processor). It covers: the purpose (school enrolments of students with the school's teachers and the school panel), data categories (student name, lesson times, tasks, practice data only within the student's or guardian's consent, recordings the student chose to send, notes, conversations, staff names and Google account e-mails), visibility rules (the school's managing staff see enrolment headers and counts only), confidentiality and security measures, assistance with data subject requests, breach notification within 48 hours, audits, sub-processors (Google Ireland Limited — Firebase, EU region; Mailjet SAS — invitation e-mails only), retention (12 months after an enrolment ends by default, adjustable) and deletion or export within 30 days after termination. Print the page, fill in the school's details, have it signed by the person authorised to represent the school, and record the signature in the app (Teaching → Schools → School details). Contact: dev.app.masters@gmail.com.